Les processus documentaires encore réalisés manuellement

Les processus documentaires encore réalisés manuellement

De plus en plus, les entreprises se rendent compte que les documents manuels sont inefficaces. En plus de prendre du temps dans la réalisation, ces processus posent parfois des problèmes de sécurité pour les infos qu’ils contiennent. Avec un volume important de papier, les risques de perte s’accroissent. 

Et quand ils sont mal rangés, la recherche d’un dossier dans un lot, prend plus de temps. Un temps qui aurait pu être consacré à un effort rentable. C’est fort de ce constat que l’automatisation du processus documentaire est proposée.

Selon une étude de Ricoh sur l’impact des processus documentaires en entreprise, le traitement des documents critiques représente pour les entreprises européennes un investissement d’environ 147 milliards d’euros par an. Les processus ont un impact significatif sur la performance, la rentabilité et la capacité des organisations à répondre aux besoins de leurs clients. En Europe, les employés responsables de la gestion de ces documents y consacrent environ 362 millions d’heures par an sur leur temps de travail. Les processus déployés au sein des entreprises européennes monopolisent de nombreux collaborateurs et sont souvent source d’erreur qui peut affecter les services commerciaux et la relation avec les clients. Dans ce même rapport, il est indiqué qu’environ 42,5% de l’ensemble des informations critiques sont encore conservées au format papier. Les participants de cette étude ont estimé qu’automatiser les processus leur permettrait d’accroître leurs bénéfices de 46 milliards d’euros en Europe. Les processus documentaires réalisés manuellement exposent les entreprises européennes à des risques commerciaux, car les documents sont gardés au format papier, sans sauvegarde numérique.

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D’ailleurs 36% des chefs d’entreprises interrogés ont reconnu avoir déjà perdu d’importantes informations. Le service client est alors impacté par ses erreurs et certains collaborateurs sont obligés d’exécuter ces tâches chronophages au lieu de se consacrer à leur métier. Cela entraîne une dégradation des relations entre les différents services d’une même entreprise, une répétition des tâches sans valeur ajoutée et en même temps affecte la productivité des salariés. L’automatisation vise à renforcer la sécurité et améliorer le partage des connaissances. Les entreprises peuvent ainsi, consacrer le temps passé à traiter manuellement les informations par des activités à valeur ajoutée. L’optimisation des processus documentaires génèrerait un bénéfice de 46 milliards d’euros pour l’ensemble des entreprises européennes. Ceci aurait aussi un impact de 5% du chiffre d’affaires; soit une augmentation des bénéfices d’environ 46 milliards d’euros pour l’ensemble des entreprises européennes. Les participants à l’étude pensent aussi que des processus efficaces ont un impact positif global sur l’entreprise. Les collaborateurs partagent alors mieux les informations entre eux et sont plus productifs. Les organisations sont également en mesure de réagir plus rapidement aux besoins du marché et de leurs clients. Selon Ricoh, seules 22% des entreprises européennes disposent de processus automatisés pour la gestion de leurs documents critiques. Environ 42,5% des informations critiques des entreprises ne sont disponibles qu’au format imprimé, entraînant ainsi pour l’ensemble des entreprises européennes des dysfonctionnements des processus. Ainsi, l’automatisation des processus documentaires est devenue une priorité. En Europe notamment en France, plusieurs agences proposent des services pour aider les entreprises à simplifier leurs processus documentaires et en améliorer la gestion. Mieux, les déclarations administratives suivent la tendance. En Avril 2017, la déclaration des revenus « papier» a été interdite à partir d’un certain niveau de revenus. En effet, depuis quelques années, l’Etat français voulait changer le format de la déclaration car sous support papier, elle nécessite une structure lourde. Ce changement mis en place depuis 2016 et devenu une réalité aujourd’hui, la télé-déclaration est obligatoire pour les contribuables dont le revenu fiscal de référence est supérieur à 28.000 euros. Une somme qui correspond à celle indiquée sur la déclaration d’impôts de 2016, et donc perçue en 2015. Même s’il s’agit en principe d’une obligation, les Finances publiques restent très tolérantes. Parce que la sanction pour ceux qui refuseraient d’abandonner le papier et le crayon n’est pas très sévère. C’est une amende forfaitaire de 15 euros qui ne sera applicable qu’après la deuxième année de non-respect de la règle. En plus de cela, dans la mesure où les finances publiques ne peuvent pas forcer les contribuables à utiliser internet, la sanction est donc levée si le foyer fiscal de la personne concernée n’en est pas équipé. De ce fait la déclaration des revenus sur format papier est encore permise, « si vous estimez ne pas être en mesure de déclarer en ligne», précisent les Finances publiques. Pour le moment, la mesure de déclaration en ligne est juste incitative car la limite de revenus était fixée en 2016 à 40.000 euros et 28000 euros en 2017. Elle devrait passer à 15000 euros en 2018 et d’ici 2019 concernera l’ensemble des contribuables. Selon le site dispofi.fr, 20% des français préfèrent encore le papier pour faire leur déclaration de revenus. D’après cette source les 80% restant font confiance à la déclaration en ligne. En effet, la télé-déclaration est très appréciée pour la simplicité et la sécurité. Pour déclarer en ligne, il suffit juste au contribuable, d’aller sur le site des finances publiques et de se connecter sur son espace personnel. L’avantage, c’est que vous bénéficiez d’un délai supplémentaire d’une à trois semaines et même plus selon votre département de résidence. De plus, en remplissant le formulaire vous avez une estimation de votre impôt et vous pouvez moduler vos mensualités dans la foulée. Tout comme la déclaration des revenus sous format papier, la télé-déclaration tient en compte toutes les catégories de revenus imposables et les charges déductibles. Vous pouvez ainsi modifier les montants pré-remplis et autres. Pour ceux qui font parti de l’impôt de solidarité sur la fortune et dont le patrimoine dépasse 2,57 millions d’euros, la télé-déclaration permet de saisir les éléments de leur patrimoine soumis à l’ISF.
L’automatisation du processus étant devenue une évidence, les entreprises se tournent vers un moyen de gagner du temps et de l’argent encore plus efficacement : l’externalisation. C’est une méthode répandue qui consiste à confier une partie de ses activités à un prestataire extérieur. Cela simplifie l’organisation du travail et permet aux collaborateurs de l’entreprise de se consacrer à des missions stratégiques. C’est une solution très avantageuse.

Source: Internet


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